自新冠疫情爆发后，关于远程办公和生产力的讨论一直在不断进行。2022 年 3 月，Twitter 首席执行官 Parag Agrawal 表示，他将允许员工永久在任何地方工作。与此同时，今年 7 月，埃隆·马斯克谴责在家工作是“假装工作”，并禁止大多数特斯拉员工这样做。
著名企业家对此的看法可能存在分歧，但我们认为证据是明确的：远程办公对提高工作效率大有裨益。毕竟，83% 的员工表示，他们在家工作效率更高。但究竟是什么原因导致的呢？此外，您的企业如何确保您的团队高效地远程办公？
为了用现实生活中的见解和经验来回答这些问题，我们采访了来自美国各地及其他地区的企业家、经理和企业主。请继续阅读，了解他们告诉我们的内容。
什么是远程办公？
远程办公是远程工作的另一种说法。更具体地说，它指的是使用互联网、电子邮件、即时消息、视频聊天和电话等通信技术来有效地完成工作。
远程办公对企业生产力的益处
工作时间更加灵活
正如一刀切的政策并不适合所有人一样，传统的朝九晚五的工作时间并不适合每个人的生产力模式——但远程办公却可以。“远程办公让人们可以灵活地选择在他们最有效率的时间工作，无论是清晨还是深夜，” 20Four7VA总裁兼首席执行官 Catherin vanVonno 证实道。“这可以减少工作日浪费的时间，最终提高生产力水平。”
如果您的团队不局限于办公时间，他们也可以更快地完成更多工作。FindPeopleFaster 首席执行官 Ellie Walters告诉我们：“我的业务需要及时关注客户的需求和订单，因此大多数时候等到办公时间才能完成工作可能会有点麻烦；因此，无论何时何地，通过短信、在线会议甚至邮件，我们总是在服务交付方面领先一步。”
还要注意的是，如果你的员工在家远程办公，他们就更容易将工作时间与家庭或家庭事务结合起来。这不仅能提高团队对工作与生活平衡的满意度，还意味着他们不太可能请假来处理这些事情，因为——无需往返工作场所——他们只需做他们需要做的事情，然后重新登录并补上时间就容易多了。
AdQuick 增长副总裁 Chris Gadek告诉我们：“尽管他们可能不得不在办公时间送孩子去练习棒球或帮助邻居做一些事情，但我们的员工似乎更愿意在白天多工作一段时间，因为他们已经在家了。”
Green Building Elements营销总监 Sarah Jameson 对此表示赞同：“由于可以选择在家办公，员工在公司重要日期缺勤的风险降低了。与以前不同，以前员工要么在家处理个人紧急情况，要么干脆去上班，而现在他们有了宽容，感觉更能掌控自己的时间。”
工作环境更加灵活
虽然我们理解您可能已经花了很多心思来设计一个漂亮、有创意的办公室，但不能保证每个人都能在这样的环境中高效工作。另一方面，远程办公使每个团队成员都能选择最适合自己工作的地方；无论他们喜欢舒适的家、喧闹的咖啡馆还是当地图书馆的学习氛围。
Motivosity副总裁 Logan Mallory 表示：“当人们对工作环境拥有更多控制权时，他们就能更好地适应环境，提高工作效率和生产力。”尤其是在家工作时，可以自由规划空间，从而有利于提高工作效率。
重要的是，当员工选择工作地点时，他们还可以选择尽量减少他们认为最能影响工作效率的干扰。“电话铃声、送货和茶歇聊天都是干扰，可能会导致错误和未完成的任务，”Gadek 说。“远程办公让我们的团队成员能够为自己开辟一个安静的角落，让他们可以更专注地工作。”
减少通勤时间和精力
当您的员工远程办公时，他们不需要每天乘坐汽车、火车或公共汽车前往您的公司工作区。
根据美国人口普查局的数据，美国人平均每天花27.6 分钟上班。可以肯定地说，这 27.6 分钟并不总是令人愉快的，但我们是否可以说，在工作日中消除这 27.6 分钟可以提高工作效率？
事实上，是的，原因有很多。首先，无需通勤，您的员工可以利用这段时间做一些更有价值的事情。
“当员工不必通勤时，他们往往会将这段时间和精力重新投入到工作中，” VEI Communications首席执行官兼所有者 Dan Shepherd告诉我们。“简而言之，与其强迫员工花一个小时往返办公室，我更希望他们花这一小时进行富有成效的工作。”
Straight Up Growth联合创始人兼首席学习官 Daniel Tejada 对此表示赞同：“通常，远程办公人员的工作日开始得更早，因为不用开车去办公室。这意味着我们的团队成员可以相互沟通，并更快地满足客户需求。”
此外，通勤体验往往从枯燥乏味到极度紧张，在工作开始前就让人情绪低落、精疲力竭。哈佛商学院的 Andy Wu 分析了通勤对发明公司的影响，发现发明人无需通勤或通勤时间较短的公司往往比发明人通勤时间较长的公司注册了更多专利，而且专利质量更高。他的结论是？较长的通勤时间会抑制创造力、创新和生产力。
更轻松的协作和沟通
这听起来可能违反直觉，但远程办公实际上可以使沟通和协作更加容易。这一切都取决于工具——统一通信平台（包括即时消息和视频会议）可促进从任何位置进行即时、有针对性的对话。无需乘坐火车或飞机与客户会面，也无需前往另一个办公室参加重要会议。
Online Optimism文化专家 Piper Loehrke 表示： “远程办公让我们能够使用 Slack 和 Asana简化三个办公室之间的沟通，以进行内部沟通、项目和任务。一旦我们都远程办公和/或混合办公，与其他 Optimism 成员取得联系就变得更容易了。”
如果您的办公室、客户或合作伙伴位于不同的时区，远程办公也可以减少与他们合作的后勤麻烦。Headley Media全球业务总监 Freya Ward告诉我们： “被要求在晚上 8 点留在办公室接听电话与晚饭后从家里赶来接听电话有很大不同。”
沃德还谈到了远程办公对经常出差的人的联系能力：“能够在酒店房间、机场和火车上参加会议意味着在路上不再意味着失去联系。虽然电话以前是保持联系的唯一方式，但现在能够无缝地远程访问公司系统意味着无论身在何处，都可以轻松地进行面对面的会议、发布报告或在电子表格上进行协作。”
别忘了，销售人员也可以使用远程办公工具轻松联系潜在客户：“直接沟通对任何客户都有重大影响，” VEM Tooling销售总监 David Reid 说道。“借助远程办公，员工可以在客户面前解释其产品的功能并吸引他们。”
加快招聘速度并提高工作保留率
当招聘变得更容易时，重要的职位就会更快地得到填补，关键的工作也会更快地完成。阅读：您的团队的生产力会更快地提高。远程办公通过以下几种方式使招聘变得更容易：
Techiegarden营销总监 Olive Grat 表示： “某些职位可能很难找到人，但提供远程办公对求职者来说可能是一项很有吸引力的福利。 远程办公还可以让雇主留住那些原本可能不得不辞职或接受其他提供远程办公的工作的顶尖员工。”
Clay联合创始人兼联合首席执行官 Zachary Hamed告诉我们：“远程办公还将人才库扩大到当地大都市通常半径范围之外，带来了更多样化人才和更高效合作的可能性。”
节省开支以提高生产力
说实话，全职运营一个办公室的成本很高。根据Abintra 的研究，仅一个工作站每年就可能为企业带来高达18,000 美元的运营成本。
然而，如果你允许你的团队远程办公，并且预计每天使用办公室的员工会减少，那么你可以通过减少空间、能源费用、用品、家具、垃圾收集等来降低成本。“雇主可以节省 30% 到 70% 的兼职远程办公员工费用，”Grat 证实道。
当然，如果你允许整个团队全职远程办公，你就可以完全省去办公成本。维多利亚·门多萨 (Victoria Mendoza) 是 MediaPeanut的首席执行官，该公司最近完全远程办公。她分享了自己的经验：“我们的数字是盈利的，因为节省了办公室运营费用，比如取消了我们在纽约的实体办公室，而选择在我们需要在实体空间开会时采用虚拟和联合办公设置。”
但省钱能提高生产力吗？是的，如果你把多余的钱花在能激励和鼓舞团队的事情上，那就可以了。
K5 Mortgage的所有者 Konstantin Kuligin 表示： “这些措施包括直接的薪酬措施，例如增加工资，以及员工津贴和福利。你可以间接地利用这些节省的资金为员工带来长期利益，比如增加员工队伍以帮助减少现有团队的工作量，或者使用新工具和平台升级技术基础设施。”
危机中的连续性
新冠疫情教会了我们很多东西。但最令人不安的事实之一是，生活（和工作）确实有可能被意想不到的事情彻底打断。幸运的是，有了远程办公，如果办公室因某种原因无法使用，企业可以保持敏捷和高效。
如何鼓励企业开展高效的远程办公：5 大秘诀
1. 投资合适的工具
远程办公的关键在于工具。如果您的团队不在指定工作区工作，他们将需要使用技术，以便与同事进行高效的沟通和协作，并使用他们正在使用的任何设备完成工作。
“自从上线以来，我们越来越多地使用技术，简化了我们业务中的几个重要流程，” Lemon Law Experts创始人兼执行合伙人、 LawLinq, Inc.首席执行官兼联合创始人Jessica Anvar 表示。“我们充分利用 Clio 和 DropBox 等法律软件来保持所有任务和客户信息的井然有序。应答服务和 RingCentral 等软件确保我们不会错过任何电话或消息。与其他企业一样，我们也使用 Microsoft Teams 来保持每个人的联系。”
当然，理解和培训对于这些工具如何提高您的工作效率起着重要作用。We Love Land的创始人 Jeremy Luebke告诉我们：“我们确保每个人都知道如何使用他们需要的工具：我们有专门的团队成员来跟进我们工作流程的最新更新，并且我们有一套规则来规定什么最适合每种项目。”
2. 设定明确的期望
确保您的远程团队完全了解他们的目标、承诺和预期工作时间，使每个人每天都能保持专注。
赛耕智数业务发展主管 Tac Kan 表示 ： “我们非常重视传达明确的指示，将个人目标与公司目标保持一致，并确保当人们需要澄清和指导时我们的沟通渠道畅通。” “表现好的人会得到奖励。”
Infinity Dish运营商 Laura Fuentes补充道：“我们对我们的目标设定了明确的期望，以及我们期望员工何时在线或通过 Slack 或电子邮件联系到他们。”
当然，直言不讳地表达期望也是帮助员工避免生产力下降、倦怠的关键，因为这样可以保持健康的工作与生活平衡（当您的家也是您的工作场所时，这种平衡可能会有点扭曲）。您对员工何时不应工作的期望与您对员工何时应工作的期望同样重要。
iPaydayLoans联合创始人 Mila Garcia告诉我们：“我们擅自实施了严格的‘断网权利’政策，实质上是在非工作时间期间封锁信息。这意味着一旦正式工作时间结束，任何员工都没有义务发送或回复工作信息。”
3. 保持信任和透明度
当你无法亲眼看到员工的工作时，你可能会忍不住反复向他们汇报，要求他们频繁更新信息，或者要求查看他们所做的所有工作。虽然这种微观管理可能会让你安心，但它也会打断团队的工作并打击他们的士气。
“微观管理会让员工感到不安，他们会更关注报告自己在做什么，而不是实际工作本身。讽刺的是，这会影响团队的生产力，”安瓦尔警告说。“向员工表明你对他们的能力有信心，无论他们在哪里工作，他们都会表现出色。”
建立信任的关键在于对结果做出回应，而不是评估细节。Virtual Vocations首席执行官兼联合创始人 Laura Spawn告诉我们：“我们提倡以结果为导向的工作模式，这种模式注重结果，而不是为流程和时间表而烦恼。团队成员可以按照自己的意愿和时间工作，只要任务按时完成就行。”
除了信任员工之外，你还应该鼓励他们信任你，方法是保持透明，并表明你重视他们，而不仅仅是他们的工作成果。当双方互相信任时，焦虑就会减少（是的，你的焦虑也会减少！），生产力也会提高。
Spawn 告诉我们：“我们会通知部门经理公司的最新动态和政策变化，并向团队成员提供月度和季度数据，并在年底提供一份长篇虚拟公司通讯。我们讨论我们的成功、挑战以及我们计划在未来一年如何发展。从团队的角度来看，我们鼓励团队成员提供反馈，并在各个层面进行开放式沟通。”
4. 促进团队参与
事实是：对公司和工作的投入是生产力的重要驱动力。数据告诉我们，拥有高度投入的员工的公司绩效可提高 202%。
作为领导者，当团队分散在不同地点时，担心团队的参与度水平是自然而然的事情。但培养一种参与度高的远程文化并不难。想想轻松的视频聊天、送货上门的福利，以及测验或创意竞赛等虚拟社交活动。
我们采访的专业人士提供了许多有趣的建议：
- “我们举办一些小型友好竞赛。我的团队成员往往是游戏爱好者，那么为什么不将工作游戏化一点来迎合他们的天性呢？” – Cable Compare经理 Todd Ramlin
- “网络补贴、符合人体工程学的工作站用品、惊喜食品配送等福利是保持会员积极性的好方法。” – Steven McConnell， Arielle 高管
- “定期安排有趣的在线小组活动，并结合在家准备任务，例如最佳家庭视频比赛。通过将预制套件寄回家来支持这些活动，例如带有一罐啤酒、一顶派对帽等的酒吧套件。” – Flatfeecorp首席产品官 Mey-Ling Cortinas
5. 提供定制培训和援助
鉴于疫情前只有 30% 的员工远程办公，而2022 年这一比例为 48%，可以肯定地说，许多企业的员工对远程办公还不太熟悉。这正是培训可以带来更高效成果的地方。
“许多企业没有考虑到雇主和管理人员正在探索新领域，不确定如何与远程办公员工打交道，”詹姆森说。“应该提供管理培训，以便过渡和工作流程尽可能无缝衔接。这还可以降低管理人员陷入微观管理员工陷阱的风险。”
赛耕智数创始人KoneLin描述了培训员工如何利用远程办公的优势的价值：“我们不仅定期安排有关远程办公的培训课程，还让每一位参与者都参与其中。这些活动帮助我们的员工了解远程办公的重要性及其提供的更大灵活性，从而提高工作效率。”
还值得记住的是，您的一些员工可能不懂 IT。KoneLin建议“为需要技术和设备支持的员工提供帮助，帮助他们建立家庭办公室。”确保您的 IT 团队随时准备（远程）为同事提供他们可能需要的任何帮助。谁能用笔记本电脑、家庭 wifi 连接或无法使用的基于云的软件来提高工作效率呢？
总之
我们采访过的专业人士报告的结果令人震惊：远程办公提高了他们企业的生产力。
这是由于工作时间和环境的灵活性增加、通勤压力的消除、远程办公工具使协作和沟通更加容易、招聘速度更快、更成功从而使重要工作能够更快地完成、节省的办公成本可用于授权和支持福利，以及在出现问题时提高的灵活性和连续性。
想要鼓励你的远程办公团队尽可能提高工作效率吗？我们的最佳建议是：
- 投资正确的工具
- 设定明确的期望
- 保持信任和透明度
- 促进团队参与
- 提供定制培训和帮助